合规管理

方针

丰田通商的基本合规方针是确保高管及员工在履行职责过程中遵守法律法规、公司章程和企业伦理规范, 并为此采取了各种措施。

经2016年4月董事会的决议,丰田通商于2016年7月制定了全球行为伦理规范(Code of Conduct & Ethics,COCE),具体体现了行动指南的内容。COCE是由国内外集团员工共同策划制定,并在公司内网发布了各种语言版本(共23种语言)的总裁致辞与《COCE手册》,同时通过COCE全球网络进行彻底宣传,并要求国内外所有集团公司的高管及员工提交遵守COCE的承诺书。为了保持合规举措的最高标准,公司将继续定期评估和验证现行基本政策、COCE和合规措施的有效性,并在必要时进行改进。

COCE全球网络

全球行为伦理规范(COCE)

丰田通商根据内部规定,要求所有高管和员工在怀疑存在违反COCE的行为时,通过适当的渠道及时报告,并保证不对报告人采取报复性行动或措施。该渠道包括上司和企业管理部门,以及可通过160多种语言进行匿名举报的全球内部举报系统。

在营销本部企划部的实际检查活动和监查部的内部审计中,我们正在仔细检查是否存在违反COCE的情况。

此外,我们还利用IT和AI等最新数字工具,分析经费、交易入账、财务报表等海量数据,监测违规迹象,努力遏制并及早发现违规行为。这些分析结果也充分用于上述实际检查活动和内部审计。

怀疑存在违反COCE的行为时,合规与危机管理部同法务部、人力资源部等相关部门在董事会的监督下,根据《丑闻应对手册》进行严格的调查和处理。为了使合规工作保持在最高水平,我们将继续定期评估和验证现有基本政策、COCE和各类合规措施的有效性,并在必要时进行改进。

2021财年,本集团在日本国内和海外违反COCE的数量如下。但是,不存在对本集团经营有重大影响的违规行为。

・违规总数:27件。

《全球行为伦理规范》手册

我们刊登了一份《全球行为伦理规范(CODE,共10条)》手册,其中列出了更加具体的行为指引。

预防腐败

基本方针

丰田通商集团在《全球行为伦理规范》(Code of Conduct&Ethics,COCE)中明确提出反腐败要求,并将禁止腐败和防止洗钱作为反腐败的基本政策(Anti-Corruption Policy)。

  1. 1腐败行为是指为谋取不正当利益而滥用权限的一切行为,包括行贿受贿、卡特尔、串通投标、贪污、利益冲突等一切形式的腐败。
  2. 2行贿是指以谋取或者确保商业利益为目的,直接或者间接向公职人员或私人非法提供金钱、礼物、娱乐或其他利益,其中也包括提出或者做出相应承诺。
  3. 3受贿是指直接或者间接向受益方索取或者接受金钱、礼物、娱乐或其他利益,以作为自身不当判断或不当行为的回报。

董事会的监督

合规与危机管理部同法务部、人力资源部等相关部门在董事会的监督下,根据《丑闻应对手册》对违反COCE的事件进行严格的调查和处理。在董事会以及由董事和CFO担任委员长、每季度举行的综合风险管理委员会上,报告包括反腐败措施在内的全球合规工作政策,以及该财政年度的工作情况和违规情况。

具体举措

我们通过制定和执行反行贿受贿规定和执行准则来防止行贿受贿,以免违反各国对行贿受贿的规定,包括美联邦《反海外腐败法》(FCPA)、英国《反贿赂法》(UKBA)和日本《反不正当竞争法》。具体而言,在我们要求对涉及政府和其他机构的交易进行事先审查和审批,对公职人员等的聘请进行事先审查和审批,并报告接待和馈赠公职人员的情况。为了防止洗钱,原则上禁止向第三国和第三方支付,并规定了特别批准的审批程序。我们还定期监测这些内部规则的遵守情况,努力贯彻落实,并对遵守情况进行改进。

在上述审批程序中,我们会根据风险评估的结果,对现有以及新代理商(代理商、经销商、咨询顾问等)、供应商、合营企业及合作伙伴展开以下尽职调查。此外,随着企业并购与合资业务的不断推进,我们会同时向新老业务合作伙伴介绍本集团反腐败工作的基本方针,帮助其了解本集团反腐败的坚定决心,并且原则上会与其签订含有反贿赂条款的协议,明确禁止行贿受贿以及其他各种腐败行为,以此来杜绝腐败行为的发生。

  1. 1通过反贿赂反腐败调查表(Anti-Bribery & Corruption Questionnaire)的调查结果事先确认行贿受贿预防机制
  2. 2通过第三方机构的风险及合规数据库确认其是否存在行贿受贿问题
  3. 3委托第三方机构针对其是否存在行贿受贿及其他腐败风险进行背景调查

丰田通商集团各成员公司也会参照透明国际发布的腐败感知指数(Corruption Perceptions Index, CPI),对包括行贿受贿在内的腐败风险进行定期评估(每隔一年)。各成员公司将会根据风险评估结果,就所在国家的法律法规向当地律师进行咨询,结合所在国家的实际情况制定包括预防行贿受贿在内的公司内部管理制度,并且同样采取上述措施,制定审批及上报程序,针对业务合作伙伴开展尽职调查,由公司签约的外部机构提供线上培训。特别是对于那些被评估为高风险的集团成员公司,总部将会派出法务人员前往进行实地走访,听取其意见并给予指导和支持,以此来确保上述各项措施的合理性,确保这些措施能够得到切实执行。此外,总部法务部会对这些措施的执行情况进行监督检查,以杜绝腐败行为。

培训

面向高管的高管法律法规手册和面向员工的合规手册均明确规定禁止上述腐败行为,并已经分别分发给全体高管和员工。为了宣传手册内容,使全体高管和员工加深理解,我们还提供e-learning,所有高管和员工都必须参加。

COCE违规个别处理

丰田通商集团制定了应急响应大纲(通知),规定了包括违反COCE在内的紧急情况下的联络制度和应对方针,并由合规与危机管理部和相关部门一起及时、妥善地处理。

员工一旦发现存在触犯COCE的问题或者认为存在这种可能性,应当立即向上级报告。并且,其所报告的内容应通过各公司社长以及主管部长及时上报给负责合规工作的主管部长、即合规管理・危机管理部长。合规管理・危机管理部长在接到上报后,应立即将其上报给管理层、CSKO、监事以及法务部、人事部、广报部等相关部门,同时采取初步措施,开展必要的调查,加以有效应对。相关应对处理情况及其结果将会上报给CSKO以及监事。我们针对员工的违规行为设置了纪律委员会,制定了奖惩规则,按照有关流程对其违规行为予以严肃处理。此外,为了避免集团内部发生类似的COCE违规事件,我们会于每个季度在全集团范围内共享违规事件的基本情况、发生的根本原因及其防范再次发生的措施等,并在集团总公司以及集团各成员公司的合规教育中加以运用。

举报腐败案件

2021财年,本公司没有检举腐败行为的案例,也没有因此支付罚金或罚款。

内部举报

2017年11月,除了公司原有的内部和外部律师举报窗口外,我们在外部专门机构设立了多语种(160多种语言)举报窗口,通过在全球范围提高举报的匿名性及保密性,完善内部举报体系,更便于对违反COCE规定的行为(包括各种形式的腐败行为和侵犯人权行为等)进行举报和咨询。此外,为了确保其独立性,免受公司高级管理人员的干扰,所有内部举报及其应对情况应报告监事,并且设立了直接通知监事的内部举报窗口。

今后,我们还将推动能够确保更高可靠性和实效性的内部举报制度建设与运行,进一步加强合规经营,努力提高企业价值。

咨询窗口

我们在官网上设立了咨询窗口,接受公众和丰田通商利益相关者的咨询,相关部门会根据咨询内容进行回复。

相关信息

提高合规管理意识

为了向高管和员工普及日常工作中必须遵守的具体行为伦理规范,我们举办各种培训和研讨会,获得所有高管和员工的承诺,并要求所有员工必须参加e-learning 和10月企业伦理月组织的合规活动等,以此来审查规范的遵守情况,确保全体员工严格遵守法律法规和企业伦理规范。

2021财年也开展了面向新员工、新任管理者、生产线部长、干部等的不同级别的培训,并针对国内集团成员公司的新任董事以及赴海外任职前的人员开展了培训。此外,还围绕“内幕交易”“防止行贿受贿”“卡特尔” “供应链CSR”和“COCE”等开展培训、在线学习和说明会等,加强宣传禁止任何形式的腐败行为,并且每两年调整、修订和发布一次面向高管的高管法律法规手册和面向员工的合规手册,落实重要法律法规的宣传,确保全体员工严格遵守法律法规和企业伦理规范。

税务管理方针

丰田通商及丰田通商集团的基本方针如下: 实行CFO负责制,遵守《全球行为伦理规范》(COCE)的有关规定,遵守各国税法及相关规定,在全球范围内履行相应的纳税义务。

我们重视以规范与合理的方式开展业务活动,根据我们的业务目标开展业务,建立全球体系,不利用避税天堂进行肆意避税,并根据法律精神,遵守各国的法律法规、税务条约和国际税收规则,在尊重这些精神的前提下进行妥善的申报和纳税。此外,在开展业务的地区,通过有效的信息披露及建设性对话,努力与当地的税务机关构建平等和谐的关系。

在基本方针的指导下,我们在努力防止双重征税的同时,通过有效利用税收激励措施,力争将税收成本保持在合理的范围内。